KENNZAHLEN

• ca. 25 % weniger Abstimmungsaufwand in der Anbieterphase.
• ca. 20 % weniger Aufnahmeaufwand nach Projektvergabe.
• 1 Lastenheft als gemeinsame Grundlage für Auswahl und Umsetzung.

AUSGANGSSITUATION

• Gerade Betriebe mit überschaubaren Strukturen unterschätzen häufig den Nutzen einer strukturierten Systemauswahl
• Der Aufwand wird oft als zu hoch eingeschätzt, obwohl eine passend skalierte Vorbereitung spätere Abstimmungen deutlich reduziert
• Bestehende Abläufe funktionieren im Tagesgeschäft häufig durch Erfahrung, direkte Abstimmung und pragmatische Zwischenlösungen
• Anforderungen an neue Systeme sind vorhanden, aber nicht immer vollständig dokumentiert oder anbieterfähig beschrieben
• Ohne strukturierte Vorarbeit besteht das Risiko, dass Systeme nach Funktionsumfang statt nach tatsächlichem Bedarf ausgewählt werden
  

HERANGEHENSWEISE

• Kein Vorgehen „nach Schema F“, sondern Anpassung des Analyseumfangs an Betriebsgröße, Prozesskomplexität und Entscheidungssituation.
• Aufnahme der relevanten Abläufe nur in der Tiefe, die für Anbieteransprache, Angebotsvergleich und spätere Umsetzung notwendig ist.
• Strukturierung bestehender Informationen, Prozesse und Anforderungen in einem Lastenheft mit passendem Detailgrad.
• Fokus auf entscheidungsrelevante Themen wie Systemumfang, Schnittstellen, Datenmigration, Rollen, Schulung, Support und Erweiterbarkeit.
• Vorbereitung einer Anbieterabstimmung, bei der Anforderungen nicht mehrfach neu erklärt werden müssen.